Кому подходит аутсорс кадров

Трём категориям бизнеса. ИП, которые наняли первого сотрудника и обнаружили, что кроме зарплаты теперь есть ЕФС-1, персональные сведения, 6-НДФЛ и воинский учёт. ООО со штатом до 50 человек, где кадровые документы ведёт «кто-то из офиса» — и трудовая инспекция при проверке находит нарушения на каждом сотруднике. Компании с удалённой командой, где сотрудники в разных городах, а договоры и приказы всё ещё ездят почтой.

Кадровый учёт — зона мелких ошибок с крупными последствиями. Не тот пункт в трудовом договоре, опоздавшее уведомление в СФР, ошибка в коде персонифицированных сведений — каждая мелочь это отдельный штраф. А сумма по штату в 20 человек набегает быстро.

Что входит в услугу

Кадровый документооборот

  • Трудовые договоры и дополнительные соглашения — подготовка по действующему ТК с учётом вашей специфики;
  • Приказы: приём, перевод, увольнение, отпуск, командировка, дисциплинарные взыскания;
  • Личные карточки и трудовые книжки — бумажные или электронные (ЭТК);
  • Локальные акты: положение об оплате труда, правила внутреннего распорядка, графики отпусков;
  • Оформление работы с иностранцами: уведомления МВД, контроль патентов и миграционного учёта.

Расчёт заработной платы

  • Начисление зарплаты по окладу, тарифу, сдельной или комиссионной системе;
  • Аванс и расчёт с соблюдением сроков ст. 136 ТК — выплата два раза в месяц, конкретные даты в документах;
  • Расчёт отпускных, больничных, компенсаций за неиспользованный отпуск, выходных пособий;
  • Удержания: алименты по исполнительным листам, займы, материальный ущерб;
  • Расчётные листки каждому сотруднику — автоматически через КЭДО.

Налоги и взносы по персоналу

  • НДФЛ: расчёт, удержание, уведомления по исчисленным суммам для ЕНП до 25-го числа;
  • Страховые взносы по единому тарифу 30% (15% для МСП сверх МРОТ), взносы на травматизм;
  • 6-НДФЛ — ежеквартально до 25-го числа, годовой до 25 февраля;
  • РСВ в ФНС — ежеквартально до 25-го числа;
  • Персональные сведения о физлицах — ежемесячно до 25-го числа;
  • ЕФС-1 в СФР — при приёме, увольнении, переводах: строго в течение трёх рабочих дней после кадрового события.

Пособия и СФР

Работаем с проактивными выплатами: больничный приходит из фонда электронно, мы отвечаем на запросы в 3-дневный срок, передаём недостающие сведения, контролируем выплату. Декретные, пособия по уходу за ребёнком, пособия при постановке на учёт в ранние сроки — весь цикл.

Как строится работа

Этап 1. Аудит текущего состояния. Проверяем имеющиеся трудовые договоры, приказы и отчётность. Находим нарушения — исправляем до передачи, чтобы не унаследовать чужие штрафы.

Этап 2. Настройка документооборота. Подключаем ЭДО и при желании КЭДО: сотрудники подписывают документы с телефона, расчётные листки приходят автоматически. Бумажные оригиналы остаются — но только там, где закон требует.

Этап 3. Регулярный цикл. По календарю: события в течение месяца фиксируем сразу, к дате аванса и расчёта формируем ведомости, к отчётным датам — все формы. Вы видите график и статусы в личном кабинете 24/7.

Этап 4. Контроль сроков. Самая частая причина штрафов — не ошибка в расчёте, а просрочка: ЕФС-1 забыли сдать, персональные сведения опоздали на день. У нас дедлайны стоят в системе с двойным контролем — бухгалтер и проверяющий.

Сколько стоит

Кадровый учёт и расчёт зарплаты как отдельная услуга — от 8 000 ₽/мес. В рамках тарифов: кадры входят в «Капучино» (14 000 ₽/мес) и «Раф на кокосовом» (18 000 ₽/мес) вместе с бухгалтерией и налогами. Доплаты: +1 000 ₽/мес за сотрудника сверх базового лимита тарифа, директор-учредитель без зарплаты — 500 ₽, приём/увольнение иностранца — 1 500 ₽.

Гарантии

Страховая гарантия распространяется и на кадры: штрафы трудовой инспекции, СФР или ФНС по нашей вине — компенсируем по договору. У клиентов на сопровождении — 0 ₽ штрафов, включая кадровые нарушения.

Оставьте заявку — посчитаем стоимость под ваш штат и режим работы.

Календарь кадровой отчётности

Чтобы вы понимали объём, который уходит на аутсорс:

  • Ежемесячно: персональные сведения о физлицах до 25-го числа; уведомления по НДФЛ для ЕНП — дважды в месяц, до 25-го и до 3-го/5-го числа в зависимости от дат удержания;
  • По событию: ЕФС-1 в течение трёх рабочих дней после приёма, увольнения, перевода, ГПХ-договора;
  • Ежеквартально: 6-НДФЛ до 25-го числа, РСВ до 25-го числа, раздел 2 ЕФС-1;
  • Ежегодно: 6-НДФЛ за год до 25 февраля, годовой раздел ЕФС-1 до 25 января, сведения о стаже по форме ЕФС-1 (подраздел 1.2);
  • Реестр воинского учёта и военкомат: сообщения о приёме и увольнении военнообязанных в двухнедельный срок.

Пропуск каждого дедлайна — отдельный штраф. ЕФС-1 с опозданием — 500 ₽ за каждого сотрудника. Неподанные персональные сведения — 200 ₽ за документ. Плюс пени за просрочку платежей. Весь этот календарь стоит в нашей системе с двойным контролем.

КЭДО: как живут документы без бумаги

Кадровый электронный документооборот законен с 2021 года и с тех пор крепко вырос: трудовые договоры, заявления, приказы, расчётные листки подписываются с телефона по простой или усиленной подписи. Мы внедряем КЭДО поэтапно — сначала расчётные листки и заявления (сопротивление минимальное), потом договоры и приказы. Отдельный экспертный кейс на сайте разбирает, как внедрить КЭДО без бунта сотрудников: там есть и юридические границы (что нельзя переводить в электрон), и методика коммуникации с командой.

Что стоит ошибка в кадрах — в деньгах

Трудовой договор не оформлен или оформлен как ГПХ при признаках трудовых отношений — до 60 000 ₽ за каждого сотрудника. Не выдан расчётный листок — штраф и предписание. Просрочена ЕФС-1 — 500 ₽ за работника. Неправильно рассчитан отпуск или компенсация при увольнении — перерасчёт с пенями и, при жалобе, проверка трудовой инспекции всего штата. Самое дорогое — работа «без оформления»: доначисление НДФЛ и взносов за весь период плюс штраф 20% от недоимки.

Оставьте заявку — проверим ваши трудовые договоры и приказы на типовые нарушения.