Привет, коллеги. Мы с вами уже прошли через НДС на УСН, разобрали лимиты и ошибки, которые лишают права на упрощёнку. Но есть тема, которая в 2026 году стала головной болью даже для тех, кто давно работает на ОСНО и привык к раздельному учёту. Совмещение режимов — УСН и ОСНО, УСН и патент, облагаемые и необлагаемые операции в одной компании — превращает бухгалтерию в минное поле. Одна неверная пропорция, и камеральная проверка снимает вычеты, доначисляет налог и пени.
Сегодня разберём не теорию из учебника, а практику: как выстроить раздельный учёт так, чтобы он работал автоматически, и что именно инспекторы ищут в вашей декларации, когда открывают камералку.
Когда раздельный учёт — не опция, а обязанность
Давайте сразу зафиксируем: раздельный учёт нужен не только когда вы совмещаете УСН и ОСНО. Есть как минимум пять ситуаций, когда без него не обойтись:
Первая. Вы применяете разные налоговые базы. НК РФ прямо требует правильно определять базу по каждой ставке (п. 1 ст. 153 НК РФ).
Вторая. У вас есть операции, облагаемые и не облагаемые НДС одновременно. Классика — компания продаёт товары (облагается) и выдаёт займы (не облагается).
Третья. Вы заявляете вычет. Чтобы заполнить раздел 4 декларации, нужен раздельный учёт входного налога. Особенно если есть операции по ставке 0% и по ставке 22%.
Четвёртая. Вы на УСН применяете пониженные ставки 5% или 7% и параллельно совершаете операции, освобождённые по ст. 149 НК РФ. В этом случае раздельный учёт нужен, чтобы корректно заполнить раздел 7 декларации.
Пятая. Вы совмещаете патент и ОСНО, или УСН и патент. П. 8 ст. 346.43 НК РФ обязывает вести раздельный учёт доходов и расходов по каждому режиму.
Если вы не ведёте раздельный учёт в этих ситуациях — вы теряете сразу две возможности: и вычет налога, и право отнести его в расходы по прибыли. Это прямо следует из абз. 6 п. 4 ст. 170 НК РФ.
Три группы входного НДС: базовая логика, которую нужно автоматизировать
Весь входной НДС по п. 4 ст. 170 НК РФ распадается на три группы:
Покупки для облагаемой деятельности. НДС принимается к вычету в полной сумме. Пропорция не рассчитывается.
Покупки для необлагаемой деятельности. НДС включается в стоимость товаров, работ, услуг. Вычет не применяется.
Покупки, задействованные одновременно. Вот здесь и начинается пропорция. НДС распределяется исходя из доли облагаемой выручки в общей выручке за квартал.
Главная ошибка, которую я вижу постоянно: бухгалтеры рассчитывают пропорцию по данным за месяц, а не за квартал. Это искажает базу распределения. При проверке инспекция пересчитает пропорцию за квартал — и вы получите либо недоимку, либо переплату, которую потом будет сложно вернуть.
Вторая ошибка — включение в пропорцию выручки с НДС. П. 4 ст. 170 НК РФ прямо указывает: стоимость отгруженных товаров берётся без учёта НДС. Если вы включите налог в выручку, доля облагаемых операций завысится, и вы распределите на них больше НДС, чем положено.
Правило 5%: когда можно не распределять
Есть спасительная норма — правило пяти процентов. Если доля расходов на необлагаемые операции не превышает 5% от общей суммы расходов за квартал, налогоплательщик вправе не вести раздельный учёт и принять к вычету весь входящий НДС.
Но здесь есть ловушка. Многие применяют правило 5% без расчёта и документального подтверждения. При проверке инспекция потребует расчёт доли расходов. Если расчёта нет — правило не применяется, и весь входящий НДС по общехозяйственным расходам подлежит распределению.
Ещё один важный нюанс: правило 5% освобождает от распределения входного НДС, но не отменяет обязанность вести раздельный учёт самой выручки — налоговых баз по облагаемым и необлагаемым операциям. То есть раздел 7 декларации вы всё равно заполняете.
Автоматизация в 1С: пошаговая настройка
Теперь к главному — как сделать так, чтобы раздельный учёт работал автоматически, а не держался на памяти бухгалтера.
Шаг 1. Включите раздельный учёт в настройках
Раздел «Главное» → «Настройки налогов и отчётов» → вкладка «НДС». Установите флажок «Ведётся раздельный учёт входящего НДС по способам учёта».
Шаг 2. Настройте способы учёта для каждого поступления
При оформлении поступления товаров или услуг программа предложит выбрать способ учёта НДС:
- «Принимается к вычету» — для покупок, которые точно идут на облагаемую деятельность.
- «Включается в стоимость» — для покупок под необлагаемые операции.
- «Разделяется» — для смешанных покупок.
Ключевая аналитика здесь — «Разделяется». Именно по этой метке программа будет автоматически распределять НДС пропорционально при закрытии месяца.
Шаг 3. Настройте ставку НДС для УСН
Если вы на УСН с пониженной ставкой, укажите её в настройках. Программа должна знать, что НДС нужно исключать из дохода при зачёте аванса. Это особенно важно для корректного расчёта лимита доходов.
Шаг 4. Проверьте закрытие месяца
При закрытии месяца 1С автоматически сформирует проводки по распределению НДС. Но не доверяйте слепо. Проверяйте отчёт «Распределение НДС» по каждому счёту-фактуре. Если сумма распределения вызывает сомнения — разбирайтесь до сдачи декларации.
Шаг 5. Настройте регистры раздельного учёта
Автоматизация не отменяет необходимости в регистрах. Я рекомендую вести как минимум три:
- Регистр «НДС предъявленный» — для учёта входного налога по способам учёта.
- Регистр раздельного учёта операций по реализации — для выручки.
- Расчёт доли совокупных расходов — для правила 5%.
Эти регистры — ваша страховка на камералке. Инспектор может запросить их в любой момент.
Что ищет камералка: три главных риска
Риск 1. Раздел 7 декларации: несоответствие реестру
В 2026 году основной риск сместился с самого факта заполнения раздела 7 на реестр подтверждающих документов по форме, утверждённой приказом ФНС от 24.05.2021 № ЕД-7-15/513@. ФНС уже фиксировала случаи, когда номера договоров в реестре не совпадали с фактическими, и налоговики требовали исправленный реестр и пояснения.
Что делать: сверьте каждую строку раздела 7 с реестром до сдачи. Если нашли ошибку — исправьте до подачи, а не после запроса.
Риск 2. Вычеты при пониженной ставке
Если вы применяете ставку 5% или 7%, вы не вправе принимать входной НДС к вычету. Но часть бухгалтеров по инерции заполняет раздел 8 и заявляет вычеты. Инспекция снимает их при камеральной проверке, доначисляет НДС и пени.
Что делать: проверьте учётную политику. Если выбрана пониженная ставка — весь входной НДС идёт в стоимость, а не в вычет.
Риск 3. Отсутствие методики в учётной политике
Это самый опасный риск. Если в учётной политике нет рабочей методики раздельного учёта, суд может поддержать инспекцию в снятии всех вычетов. Именно так произошло в деле, где главбух не смогла пояснить механизм учёта, а в учётной политике раздельный учёт был прописан только для разных ставок, но не для облагаемых и необлагаемых операций. Верховный Суд в определении от 14.04.2026 № 305-ЭС26-3613 подтвердил: нет методики — нет вычетов.
Что делать: пропишите в учётной политике конкретный порядок распределения. Не «ведётся раздельный учёт», а как именно: по каким счетам, по какой формуле, с какой периодичностью.
Судебная практика 2026: что важно знать
Позитивный сигнал: вычеты после перехода на ОСНО
Арбитражный суд Московского округа в постановлении от 03.04.2026 № А41-12847/2025 разъяснил: запрета на вычет НДС, уплаченного ещё на УСН, после перехода на ОСНО нет. Если вы перешли на общий режим и у вас остались неиспользованные вычеты за период УСН — их можно заявить. Но только при соблюдении всех условий НК РФ.
Позитивный сигнал: правило 5% работает
Весной 2026 года ИП на УСН «доходы минус расходы» оказывал услуги по разработке ПО (освобождение по подп. 26 п. 2 ст. 149 НК РФ) и одновременно продавал готовые программные продукты (облагается по ставке 5%). Раздельный учёт не вёлся, весь входной НДС списывался в расходы единой суммой. Инспекция доначислила свыше 7 млн рублей. В суде удалось доказать, что доля расходов на необлагаемые операции составляла менее 5% — правило применялось обоснованно. Доначисление снижено более чем на 60%.
Вывод: правило 5% работает, но только если вы можете его документально подтвердить. Расчёт должен быть готов до проверки.
Негативный сигнал: пропорция по данным за месяц
Постановление Арбитражного суда Московского округа от 10.09.2025 по делу № А40-94326/2024: инспекция пересчитала пропорцию за квартал, и суд поддержал налоговиков. Компания проиграла.
Вывод: считайте пропорцию только за квартал. Месячные расчёты не имеют юридической силы.
Чек-лист: что сделать прямо сейчас
- Проверьте учётную политику. Есть ли в ней рабочая методика раздельного учёта? Если только общая фраза — переписывайте.
- Включите раздельный учёт в 1С и проверьте способы учёта по каждому поступлению.
- Настройте регистры для распределения НДС и расчёта правила 5%.
- Проверьте пропорцию за квартал — считайте от выручки без НДС.
- Сверьте раздел 7 с реестром подтверждающих документов.
- Убедитесь, что при пониженной ставке вы не заявляете вычеты.
- Рассчитайте долю необлагаемых расходов и подтвердите применение правила 5%, если оно применимо.
- Проконсультируйтесь с налоговым юристом, если структура операций сложная и есть сомнения в распределении.
Раздельный учёт НДС — это не бюрократическая нагрузка ради нагрузки. Это инструмент, который защищает вас от доначислений и позволяет видеть реальную налоговую нагрузку по каждому направлению бизнеса. Автоматизация в 1С снимает рутину, но методика должна быть продумана человеком. Камералка не прощает пробелов в учётной политике — она их коллекционирует.
Берегите себя и свой бизнес. И помните: налоговая безопасность — это не про страх, а про системную работу.
Татьяна, ведущий бухгалтер «TD Цифры с кофе»
Эксперт по налоговой безопасности ООО и ИП